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怎么写一封回复率高的外贸开发信呢?

提问时间:2023-07-05 11:29关键词:外贸

问题补充: 开发信要怎么写才能吸引老外?才能有比较高的回复率呢?

点赞1、南充市 网友:亦蓉。

刚回复了同一个问题,为了避免重复,我简单说下,具体的可以去看我的文章。

今天分享的是开发信的写作技巧。说说几个重要的原则:

1. 首先,重要的事情说三遍:

找准目标客户再写!找准目标客户再写!找准目标客户再写!

因为,如果这个客户不做你的产品,或者规模太小只在当地采购,或者只是完全是另一个行业的,那么你一天发出去200封开发信,也全部是无效的。目标客户正确了,开发信给对了人,即使你只发一封邮件,这一封的有效率是100%。

2,一定要发对人。也就是说,确定这个公司是目标客户后,那就要开始找对人。我们都知道国外客户不喜欢留下采购部的联系方式,就是怕大家打扰他啊!但是我们不打扰他,怎么能把产品推销给他呢? 所以还是要想方设法地烦扰他啊!如果你发的邮箱对应的是叉车司机、财务主任、生产工人。。。你想,他看到邮件会不会直接无视呢?情况好的,会帮你转发,或者告诉你他不负责;但是,99%以上的人,会无视或者删除,哪怕你让他给你负责人联系方式,他也不敢,也不想啊。所以,你要自己找。具体方法先不说,以后再详谈,因为方法太多了。

3,标题不要写敏感词汇。举个例子,做LED灯的,采购经理真的每天收到几十封上百封邮件,而且”LED”标题的太多了,看到你是陌生人,很多会选择“未读删除”。建议直接列举出来优势,比如你们产品的独家优势是xxx,那就直接在标题里面写出来。

4,要有针对性。也就是说,千篇一律的模板不适合所有客户,尤其一些特殊客户,比如你的竞争对手的客户。举个例子:我通过海关数据发现竞争对手的客户,这封开发信的重点就是:直接表明我们的产品不存在xx问题,这个问题当然就是你的竞争对手的问题。

5,连贯性。意思是,不要一遍一遍、一轮一轮地发同一封开发信,发几次就被拉黑了。

6,最基本的:字体不要花里胡哨、格式不要乱七八糟、签名不要五颜六色、链接不要到处都是、附件不要太大、内容不要太冗杂。这些是基本的注意事项,学好了再进行下一步。

暂时想到的是这些,后期想到的会再更新。

<我是“小G外贸源”,欢迎关注我。有问题可以留言,我会及时回复的>




点赞2、北海市 网友:伞中人

由于买家角色不同,所处行业不同,你需要展示的方式和内容也不同。买家在行业中的地位、对供应商的需求程度、采购偏好、性格差异等等都会影响开发信的回复率。

高回复率开发信由 Basic Search, Target Right(初步调查,有的放矢)、 避开 spam 过滤词、 好的标题、少图片、少链接 、 行文简洁清晰 、 有吸引客户的 Key Point 、 运气 or 时机

一、Basic Search, Target Right(初步调查,有的放矢)

开发信写得再出彩,但你能保证开发信递送到真正的买家吗?先进行初步的调查了解,前期的工作很必要!

二、避开 spam 过滤词

什么样的邮件会被判定为垃圾邮件?根据国际电子邮件协会的判定规则:未经收件人允许的在一段时间内,发送频率太快,内容重复度过高;对方未订阅但发件人发送附件的;邮件中含有 spam 高频词。因此,即使你是用模板开发信,尽量设置多种不同的模板,且不要过于频繁。

三、好的标题

一个好的标题尤其重要,当买家收到一封邮件时,最多 3 秒就决定看或者直接看 delete,因此标题绝不可大意。因此,如果标题不能抓住注意力,删除你的开发信仅一个点击即可完成。如果你经常收到国外的新产品推广信,你会发现欧美人邮件标题反而通常都是一些非正式性的、轻松的语句。

四、少图片,少链接

第一封邮件中尽量不使用图片和超链接。很多反垃圾邮件机制对图片很敏感!有些国外邮件客户端默认就不显示图片,这样你的图片就变成了 blocked images!

而超链接能不用就不用,文中千万不要写类似“For more details, pls visit our website www.xxxx.com”之类的文字,有些反垃圾邮件机制对正文中的链接非常敏感。

五、行文简洁清晰

邮件的正文也非常重要,务必在有限的空间内把意思表达清楚,能用一个词表达的就不要用两个词,尽量压缩再压缩,主动改被动语态,可省略的尽量省略。

六、Key Points

开发信中,一个很明显的规律是:你对客户公司有多少了解,你的内容就有多少能引起对方兴趣。说白了,为了进入对方的视野,你需要前期了解这个客户,你的邮件才能有“料”,才能吸引对方的注意和兴趣。

七、运气 or 时机

这个没什么好说的,但却非常重要!时机好的时候甚至可以颠覆以上所有内容!有时候,一封平淡无奇的开发信,只要客户正想更换供应商,或者增加供应商,在垃圾邮件箱中翻到你的邮箱等,照样会回复你。但是我们不能靠运气,因为成功,永远不是只靠运气!

针对小伙伴们最头疼的邮件标题,小编在这里提供几个思路:

1. 客户网站上找素材

浏览客户的网站,看看有没有公司明显的标语、核心价值、总裁致辞等等,然后借用内容,放在标题里,这样对方想不打开都不行。

举个例子,我曾经找到一个客户,经过初步调查分析,客户是真实的买家。我当时的邮件标题为“Attn: GDP Inc - Professional Manufacturer - Safety vests”。发布后等了两天都没回复。重新发送,还是没回复,这时我在客户网站上看到一行大字“Secure Your Daily Work”,然后,我把标题栏换成了“Secure Your Daily Work, can we involve?”, 结果没用多久,对方的采购就回复了“Thanks for your interest in applying for our supplier…”。

2. 以客户利益为核心

比如,客户行业对口,但是网站上没有看到你做的这类产品,不知道对方是否做这类产品:

初步设定:Expand your safety products line with economy items - PIS company

接着进行改造:Economy safety products - Revenue 20% up - PIS company

加上对方的公司,最终改造为:

Attn: GDP INC - Economy safety products get Revenue up - PIS company

Attn: GDP INC - Economy safety products get Revenue 20% up - PIS company

3. 以主打产品为标题,一目了然

例如:Attn: purchasing - Featured products/Safety vests - PIS company

4. 以特定市场信息为标题

例如:PIS Company: Nonwoven material rise in April

5. 直接表明意图

例如:How could we be your possible vendor - PIS company

点赞3、海城市 网友:安雅馨#

你在发邮件,他也在发邮件,同一个客户估计每天会收到几百上千封邮件!必须第一时间吸引客户,他才会继续读下去,否则全部删除!

回复率高的外贸开发信必须简短精悍,把主要事情交代清楚,不能太啰嗦!因为你发邮件的对象基本都是老板或者管事的,对方会比较忙,没那么多时间看你啰嗦半天,况且你还是个陌生人!

还有一点不能写太长是因为国外很多邮箱有拦截功能,邮件里面遇到陌生字符会被当做垃圾邮件自动拦截,这也是好多邮件发出去石沉大海的主要原因!

我外贸十多年自己经常用的开发信如下,虽然不太完美,个人感觉有用!

亲爱的***

我是杰克来自中国的某某公司!我们公司主要做**,我们的产品品质高又具有竞争力,我们希望跟你们建立商业合作关系!

有任何问题请随时联系我们!

真诚期待你的回复!

这样写就可以了,一定要把中国加上,因为大部分老外感觉来自中国的肯定是工厂,肯定会物美价廉,第一吸引力!不要用物美价廉cheap这个单词,感觉是低端货!你就说产品很有竞争力!附件发几张有特色的产品图片,需要在第一感觉上把国外客户吸引住!

第一步吸引客户,如果客户回复了,你再详细介绍产品!没回复就不用再发了!

Dear M r/Ms BLUCE:

This is Jack from*****company from CHINA!

our major business is ****! Our products are competitive price with high quality! We Hope to establish business relations with you!

Any questions just let me know!

We look forward to receiving your reply ,thanks

Best regards

Jack

点赞4、亳州市 网友:自毙症

谢邀!


网上看到很多业务员抱怨写了开发信如石沉大海,很让人同情。要搞清楚这个问题,需要先理清楚,到底哪些因素让客户不回?


1. 到达与否


不要觉得你的开发信都进了客户的inbox了,其实,有很多开发信被你自己的ISP当垃圾过滤掉了,有部分被客户那边的ISP直接挡掉了,还有些是被识别为垃圾邮件投送到垃圾箱里了。更有一些弹回了,比如邮箱地址不正确,邮箱已满,ISP故障等。开发信因为大家人用固定模板,很多ISP每日只允许发送50封,有的甚至更少,很容易就被识别为垃圾邮件被屏蔽了。即便正常跟客户沟通的邮件有时客户都收不到,更何况开发信。很多外企的经理人,都有一个非常好的习惯,就是一旦重要点的邮件发给对方,半天没有回复,他马上就追一个电话,问邮件收到了没有。决定邮件到达与否,因素很多,对于外贸小白来说,有些头大,够写一个专题了,以后专门写一篇。


大家暂时记住,要有一个靠谱的邮件清单,尽量用企业邮箱来发,争取用固定的IP发送,会大幅度提高到达率。还有,不要用spider邮件搜索器这类东西,因为邮件搜索器抓取很多ISP故意放在网上的蜜罐邮箱(spamtrap),一旦你给这些蜜罐邮箱发送开发信,你马上就上了黑名单,是各个ISP云端共享的,接着你的邮件到达率就会直线下降。

2. 打开与否


这个主要取决于:


a. 你的标题是否足够有吸引力,能抓住收件人的兴趣。

b. 收件人是否真的对你的产品有需求。所以,要提高打开率,首先在找客户的时候,要找对你产品最可能有需求的客户。虽然把梳子卖给和尚听起来很牛,可如果你卖给长发女人不是更省力吗?一定要找准客户群,找对池塘钓大鱼。


3. 阅读与否


标题吸引客户进来,如果正文不是那么回事,客户还是不会继续往下读。尤其不能搞标题党,标题要同正文呼应。现在客户的时间最值钱,所以,要先把能给客户带来的好处放在前面讲。接下来,给出稍微细节一点的论据。邮件不在长短,而在于精炼,要能处处抓住客户。长但没有废话,简练,从对方的角度出发,阐述带来的益处。处处能触动客户,自然就有力度了。


4. 回复与否


阅读了不一定就回复,要给客户一个好的回复的借口。所以结尾的部分非常重要,一般用一个祈使句,敦促客户采取行动。或者用一个问句,问客户一个问题。这个结尾的技巧,大家要仔细揣摩,把自己放在客户的位置,当自己读到什么样的句子时候,会更有可能觉得有必要回复呢?有的人的开发信从头到尾都是单向的叙述,没有互动,只把客户作为一个听众,听众是不觉得自己有必要发言的。


所以,要尽可能让客户参与进来。使用什么样的句子呢?多用一些问句,都用“你”而不是我,有很多是英文communication技巧的问题。很可惜的是,大家学习的外贸英语的教材,很多都只教一个句子如何用英文表达,而沟通技巧没有考虑。这个business communication,在西方国家,是专门的一门课来修的。技巧很多,后面试着分几个专题讲讲。


5. 被打动的客户才会回复


很多业务员抱怨自己发了很多开发信,可收到客户的回复却寥寥无几。孔子曰:“求之不得反求诸己。”要思考一下自己的开发信写得如何,是否能够打动客户呢?很多人写的开发信都差不多,我们是做什么什么的,我们有多大,我们质量好,我们价格便宜,你感兴趣就跟我联系。


缺少点力度,客户为何要回复你呢?在注意力碎片化的时代,我们最不缺少的就是信息,最稀缺的是客户的注意力。我常跟销售说,你们的战场在哪里?在客户的mind里,我们的竞争对手,除了隔壁的工厂之外,还有很多让客户分心的事情,我们在努力争夺客户的mindshare. 被打动了的客户才会回复,所以开发信要千方百计抓住客户的兴趣。

从标题开始就要处处能抓住客户的兴趣和注意力。中国有古语“肉要放在碗口。”“商人无利不起早。”你能给客户带来什么好处,需要在标题的地方就点明。否则,客户看到又一封垃圾邮件,好的把你随手删除了,不好的随手把你报告成垃圾邮件,接着你进了反垃圾邮件组织的黑名单了,可能你发给其他客户的邮件也直接进垃圾邮箱了。


做足功课,调研客户的兴趣点,才能搔到客户的痒处。上客户网站上去调研,Google里调研该行业客户的特点,生意是如何运转的。要打动人,得先了解他对什么感兴趣,有什么需求。


反复思考,如何才能让调动客户回复? 提问是让客户回复的非常有效的方式。另外,就是结尾的地方写一个祈使句,敦促客户采取行动.


善用PS:在结尾的地方再概述一下敦促客户行动的语句,或者问题,会起到非常好的效果。


6. 直接说明产品卖点


直接点明给客户的好处很多,让我修改的开发信都和下面这封类似,介绍我们产品如何如何。


We are Gloves factory and have been engaged in manufacturing Gloves for many years with good quality and pricing and servicing, so we have a lot of advantages and specialized in producing all kinds of Gloves styles adies, Men's,Kids.


这句话说我们是如何如何的,可客户觉得这和我有什么关系呢? What is in it for me? 没有能让客户建立同自己的联系, 只是单向的陈述,而不是一个有效的对话。


Benefits同features 的本质区别在于,features 是你的产品能提供什么功能和优点,benefits是从客户的角度来看,能给客户带来什么好处,无利不起早。


不要说我的产品有什么功能,而要说能给你带来什么好处!只有当客户觉得能给自己带来好处的时候,才能建立产品同自己的关联,才会有动力打开邮件,并保持耐心认真阅读。这个好处要从标题开始就最简练地说,到了正文开门见山,继续强化,给出稍具体点的细节,并给出证据。


我们可以试着这么修改一下:


You can select from an abundant variety of good quality stylish Jeans from a reliable factory at very reasonable prices.


把给客户的利益直接点出来,顺带写出自己的优势,reliable, reasonable prices. 比直接用第一人称写要含蓄点,也客观点,避免自吹自擂的感觉。


7. You Attitude


很多业务员的邮件,不断的说我们是最大的,质量最好的,我们是价格最便宜的。总是“we, we ,I ,our,my…”整篇邮件都在陈述自己的优点。给人很强的自我中心的感觉,很让人生厌。没有人会喜欢一个只关心自己,不在乎别人感受的人。而且客户并没有觉得这个和他有什么关系。


在欧美500强的外企,过滤简历的时候,如果一封简历的I用了多少次,自动过滤掉了,因为有个人中心倾向。


配合benefits的技巧,如果业务员能采用“You attitude”, 则邮件马上生色很多,客户的阅读兴趣也会有极大的提高。


对比一下如下的2句话的区别:


We are promoting a new plan that we believe has many outstanding benefits.

有一个新的促销,和我有何关系呢?


You will be able to generate more sales & profits with our newly improved model XXXX.

You attitude 把客户的利益给直接地点明,所以更有力。


8. Positive


积极的心理暗示是销售的一个重要任务,也就是让客户保持一个愉快的心情,即便是最坏的消息也要用最积极的语言来说,给客户以希望。试想当一个客户心情愉快的时候更合作,还是心情沮丧的时候更配合?


当我们面对一个愁眉苦脸的人,你可能想躲得远远的。没人喜欢跟这种负能量的人打交道,会让自己本来阳光明媚的心情,瞬间就乌云密布了。其实,即便是邮件,我们的心情都流露在文字里了。


我们很多业务员喜欢用中国的文化来写邮件:


Sorry to trouble you again!

Sorry to reply you late.

We will delay the delivery until Jan. 10th.


这三句话听起来为何不舒服呢?


因为用了trouble, late,delay等negative,让人不舒服的词。Sorry to trouble you again!是典型的中国说法。中国人一听知道你是谦虚客套,“给您添麻烦了”在中国人的mind里,是个积极意向的词,因为他们知道并不是真的有麻烦。可对老外,trouble是一个负向能量的词,觉得你有麻烦事要找我啊,会勾起不爽的感觉。


在邮件中尽量不要使用消极负面的词,我们可以改为:


Further to my last email…. 我们其实想表达的是,我又来联系你了。


Sorry for not being able to reply you earlier. 这个其实表达了不是故意要晚回复,而是没办法的意思。我不是忽略你,是有原因的…


You may be happy to know that goods will be ready on Jan.10th.


We will get the goods ready on Jan. 10th. 这句含有我们主观努力的潜在意思。


如果有延误,你不便于用上面一句,最好用下面一句。 或者直接“The goods will be ready on Jan. 10th.


We will delay the delivery until Jan.10th.给人的感觉是我们主观意愿要延迟交货。而且delay这个词让人一听就不开心。


总结一下,要让客户保持愉快的心情,就是消极的话也要积极来说!


9. 不要有让客户产生负面情绪的语言


检查你的邮件,去除潜在的敌意口气要让客户愉快,还要避免让客户感觉被抱怨,指责,怀疑,而是让客户感觉到被信任,被尊敬。


例1:


We cannot start production until we receive your payment. 这个可能是业务员催款的时候常用的一个句子。给客户的感觉非常不舒服。


还看到业务员这么写邮件“Why you do not arrange the payment?” 我如果是客户,看到这样的充满敌意的指责邮件,会很生气的。


修改为:


We will start production immediately once we receive your payment. 表达的是同样的意思,但给客户的感觉好多了。


例2:


You did not tell me before….

这句话含有抱怨指责的意思,你之前并没有告诉我….听者不舒服。


同样的句子,我们可以修改为:


I was not told before…. 表达了同样的不知情的意思,但却避免了指责的感觉。


例3:


We must withhold payment until you complete the job satisfactorily.

这句暗含不合作,和威胁之意,让人不舒服。


下面的句子表达同样的意思,却让人舒服很多。


You will be paid promptly once the job is completed satisfactorily.


类似hidden敌意的句子还有:


You overlooked,

You said that

You failed to

You do not understand

You forget to


10. 要对话,不要推销


大多数业务员的开发信,多数都是在描述自己,通篇不给客户一个喘息的机会,没有一次对话,没有试图让客户参与。而且语言很枯燥,有的用词很生涩难懂。


开发信要出效果,就一定要让客户参与,要简单易懂。客户都很忙,看生涩难懂的信真的是很大的挑战。在别人看之前,就会被随手删除了。


Please ascertain whether we must perpetuate our current contract.


这句话用了ascertain, perpetuate等生僻的字,业务员可能还很自豪,看我的英语水平多高。Vocabulary 22000呢。可我们写开发信不是为了炫耀英文水平,而是为了让客户产生对于我们的兴趣,愿意跟我们合作的。


修改一下:


Shall we continue the contract? 就有了同客户对话的感觉,又简单易懂。


一个问题会更容易得到客户的响应。


关于如何写好开发信这个问题,其实我有说过很多,可以移步了解:


点赞5、福州市 网友:屌丝一枚

经常在论坛上,看到有外贸小伙伴询问如何获取客户邮箱,如何写开发信。作为已从事外贸行业11年的老人,就很想给这些新人朋友提个醒,让他们少走弯路。

大家注意了,老人家要发言了

11年前小白的我,也同样有尝试过发开发信,打开发电话,但头一天你猛发,猛打。

第二天,打开邮箱一看,收件箱空空如也,瞬间无精打采。

无精打采,没有工作激情

后来,通过Youtube频道,这种自媒体形式去宣传自己的产品,坚持下来,有一定粉丝和阅读量后,慢慢有很多客户联系我询价。 这些客户的意向度很高,而且避免了阿里巴巴这种大众平台里的价格竞争。询盘质量可以说是质的提升。

慢慢我就总结出这么道理:让客户主动找你,才是王道!

为什么?

你主动找客户,

1,你不清楚他是否有需求,你只是在广撒网。 这种广撒网需要耗费很大的精力,这些精力你本可以用来,做推广,了解产品等一些同样或更重要的事上。

2.即使你碰上一个有需求的客户,但因为是你找的他,他首先对你和你们公司的可信度会有很大的疑虑,类比下你在国内接到推销电话时的心境。

3.久而久之,你会丧失工作的激情和对产品的信心。

而客户找你,

  1. 100%他肯定是有需求
  2. 他在给你发询盘邮件前,多数可能已经阅览了你公司的一些信息,已经对你有百分之七八十的信任度, 而信任度,可以把很多很复杂的事情简单化!
  3. 当你推广足够大时,每天就能坐等询盘,有更多意向客户在手,你谈客户就更加自如。

所以我判断任何一种开发客户的方式是否靠谱的第一点,就是看是谁先主动的。

开发客户就像谈恋爱,谁先主动谁输。

开发客户就像谈恋爱,谁主动谁输

说到这,很多小伙伴要说,我公司压根就没有提供任何付费平台,你让我不发开发信,打开发电话,那我干啥?

其实,现在是社交媒体时代,我们就要充分利用好社交平台的力量,Youtube, Tiktok, Pinterest.

用好这些工具,你就能从众多竞争对手中脱颖而出。

怎么才能用好?四个字“相信、坚持”。

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